如何設(shè)置數(shù)據(jù)保留策略?

網(wǎng)易企業(yè)郵箱的數(shù)據(jù)保留策略可通過管理員后臺(tái)的全局清理設(shè)置、歸檔備份功能實(shí)現(xiàn)，普通用戶也能自定義個(gè)人郵件保存規(guī)則，適配企業(yè)全局管控和個(gè)人按需設(shè)置，具體操作如下：

1、管理員全局統(tǒng)一設(shè)置自動(dòng)清理規(guī)則

該方式適合企業(yè)對(duì)所有員工郵箱統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)保留時(shí)長，避免冗余數(shù)據(jù)堆積。管理員登錄網(wǎng)易企業(yè)郵箱管理后臺(tái)后，依次進(jìn)入 “組織與用戶”→“郵箱管理”→“存儲(chǔ)管理”;在 “自動(dòng)清理設(shè)置” 板塊勾選 “啟用自動(dòng)清理”，隨后可按需求設(shè)置規(guī)則，時(shí)間上可選 30 天 / 90 天 / 180 天或自定義天數(shù)，郵件類型上能指定僅清理垃圾郵件或已刪除郵件;若有特殊需求，還可添加重要部門或高管郵箱到白名單設(shè)為例外，設(shè)置完成點(diǎn)擊 “保存”，系統(tǒng)會(huì)在次日凌晨執(zhí)行首次清理。

2、開通歸檔功能實(shí)現(xiàn)長期保留

適合金融、法律等需長期留存數(shù)據(jù)的行業(yè)，保障數(shù)據(jù)合規(guī)可追溯。管理員登錄管理后臺(tái)購買并開通薩班斯歸檔功能，開通后系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)歸檔所有往來郵件，且不占用員工郵箱本身的存儲(chǔ)空間。企業(yè)可自主設(shè)置歸檔數(shù)據(jù)保留周期，從 1 年到永久保存均可選擇。即便員工郵件被徹底刪除，也能從歸檔系統(tǒng)中恢復(fù)，誤刪郵件還會(huì)額外留存 180 天供恢復(fù)。

3、通過自主備份功能留存指定數(shù)據(jù)

可針對(duì)性備份特定部門或崗位的郵件數(shù)據(jù)。管理員進(jìn)入管理后臺(tái)后，按 “應(yīng)用中心 — 我的應(yīng)用 — 自主備份 — 去使用” 的路徑操作，點(diǎn)擊 “新建備份”，設(shè)置接收備份郵件的 “主備份郵箱” 以及需備份的目標(biāo)郵箱，比如將銷售部所有郵箱數(shù)據(jù)備份至部門主管郵箱。設(shè)置后被備份郵箱的后續(xù)收發(fā)郵件會(huì)自動(dòng)同步到主備份郵箱，且員工無感知。

4、離職員工郵箱數(shù)據(jù)專項(xiàng)保留

避免員工離職導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，管理員在后臺(tái)找到離職員工賬號(hào)并選擇 “賬號(hào)注銷” 時(shí)，勾選 “保留郵件數(shù)據(jù)”，同時(shí)指定接收賬號(hào)(如直屬主管郵箱)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該賬號(hào)所有郵件遷移至目標(biāo)賬號(hào)。另外，刪除成員后的 30 天內(nèi)，也可進(jìn)入管理后臺(tái)的郵箱回收站備份離職員工郵件，若未清空回收站，180 天內(nèi)還能通過 “賬號(hào)回收站” 恢復(fù)完整數(shù)據(jù)。

5、普通用戶自定義個(gè)人郵件保存規(guī)則

員工可按需調(diào)整個(gè)人郵件的保存方式。一方面，登錄個(gè)人網(wǎng)頁端郵箱，點(diǎn)擊 “設(shè)置> 常規(guī)設(shè)置”，在 “發(fā)送郵件后設(shè)置” 模塊選擇 “全部保存到已發(fā)送”“部分保存” 或 “不保存” 的規(guī)則;另一方面，若想自定義已刪郵件保留時(shí)間，可進(jìn)入 “設(shè)置”-“郵箱清理”，自定義已刪除郵件文件夾的清理時(shí)間，最長可設(shè)置保留 30 天。

6、客戶端協(xié)議設(shè)置保障服務(wù)器數(shù)據(jù)留存

若員工用客戶端收取郵件，可通過設(shè)置協(xié)議避免服務(wù)器端郵件被誤刪。若使用 POP3 協(xié)議，在網(wǎng)易郵箱大師等客戶端的賬號(hào)接收設(shè)置中，取消勾選 “在收取郵件后從服務(wù)器上刪除它們”;若為 IMAP 協(xié)議，因默認(rèn)通常同步客戶端與服務(wù)器狀態(tài)，避免直接徹底刪除郵件，可將重要郵件移動(dòng)到專屬文件夾留存，防止服務(wù)器端數(shù)據(jù)同步刪除。